Como usar o método Kanban na advocacia

Fechamos, há poucos dias, um mês de quarentena. Advogados estão trabalhando em home office e manuseando ferramentas digitais em suas atividades. Há quem esteja satisfeito com seu desempenho em meio à crise, mas há também quem esteja se sentindo menos produtivo que antes. Pensando no último grupo, escrevo hoje o método Kanban na advocacia.

Conheci o Kanban em 2019 e, desde então, venho adotando a metodologia em minhas atividades diárias. Talvez o ponto mais positivo da técnica seja a sua praticidade. Em resumo, o profissional precisa apenas de (a) um quadro branco (ou uma parede branca que não se importe em sujar), (b) canetinhas (ou pincéis atômicos); e (c) papéis adesivos (post-it’s).

Um pouco de história

A fabricante japonesa de automóveis Toyota foi responsável por introduzir o método Kanban (que, em japonês, significa “cartão” ou “sinalização”) nos anos 60. Os cartões eram colocados pelos funcionários numa espécie de “estante” para organizar a linha de produção dos veículos, agilizando tanto a entrega dos automóveis quanto a produção de novas peças:

Os trabalhadores inseriam nos cartões as tarefas necessárias para que a linha de produção fluísse, separando-as em etapas como “pendente”, “em progresso” e “concluída”. Como o processo de fabricação dos veículos envolvia muitas áreas, a metodologia facilitava a comunicação entre todas elas, bem como a rotina de trabalho dos funcionários.

A metodologia manteve sua essência desde então, mas sofreu modificações ao longo dos anos. Hoje em dia, muitas empresas optam por quadros brancos, paredes de vidro, pincéis atômicos e post-it’s para organizar os fluxos de trabalho. Já outras preferem utilizar softwares desenvolvidos a partir da metodologia Kanban, como Trello, Monday e Todoist.

Como usar o Kanban na advocacia

Mas vamos supor que você deseje utilizar a forma “raiz” (sem ferramentas digitais) do Kanban na rotina de seu escritório de advocacia. Compre um quadro branco e, em seguida, faça três riscos verticais com um pincel atômico. Depois, escreva as expressões “A FAZER”, “FAZENDO” e “FEITO”, separando as informações em três colunas. Só para ilustrar:

Kanban na advocacia 01

Se você não quiser comprar um quadro branco, destine um espaço do escritório para essa tarefa. É preferível que seja numa parede, para que você possa visualizar enquanto estiver trabalhando. Opte por uma parede branca, para aumentar o contraste entre ela e os post-it’s que serão colados. Se a parede não for branca, cogite novamente comprar um quadro branco.

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Existem diversas formas de organizar as atividades do escritório de advocacia com o Kanban. Toda segunda-feira, você pode montar o quadro de tarefas da semana, conforme as notas de expediente publicadas na semana anterior. Os prazos agora estão suspensos pelo CNJ, mas, ainda assim, você iniciar o método para organizar suas atividades diárias.

Além disso, você pode utilizar post-it’s de diferentes cores para organizar os tipos de petições. Adotando a mesma imagem acima, você poderá, por exemplo, escolher o roxo para “petições urgentes”; o azul para “recursos processuais”; o amarelo para “petições de mera movimentação processual”; e o verde para “petições de processos de outras comarcas”.

Kanban na advocacia 02

Se preferir, poderá usar os papéis adesivos não para organizar os tipos de petições, mas para descrever tarefas. Ainda adotando a mesma imagem, você poderá escolher o roxo para “pesquisa de jurisprudência”; o azul para “peticionamento”; o amarelo para “elaboração de contrato de honorários”; e o verde para “audiências aprazadas pelo Poder Judiciário”:

Kanban na advocacia 03

Cabe ao profissional experimentar o que funciona para ele/ela. Talvez alguns prefiram utilizar post-it’s de uma única cor. Outros talvez não simpatizem tanto com os papéis adesivos e optem por escrever as tarefas com o pincel atômico. É a criatividade, somada à aplicação diária do método Kanban, que definirá o que (não) torna o profissional mais produtivo.

O Kanban é simples, mas poderoso

Talvez você esteja pensando, a essa altura, que a técnica é simples demais. Ou talvez esteja pensando que perdeu tempo lendo este texto, pois esperava todo um conjunto de ferramentas para colocar em prática. Não se engane: é justamente a simplicidade do método Kanban que o torna poderoso. E, com ele, você provavelmente será mais produtivo que antes.

Se você ainda não está convencido(a), teste o Kanban por um mês. Compre um quadro branco, algumas canetinhas e post-it’s e coloque o método em prática. Organize suas tarefas em “A FAZER”, “FAZENDO” e “FEITO”. Compare seus resultados antes e depois de começar a utilizá-lo. Daqui a um mês, conte-me nos comentários como foi a sua experiência.

Enfim, bom trabalho!


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Bernardo de Azevedo

Advogado, empreendedor, professor e pesquisador de novas tecnologias. Acredita no poder da informação como forma de incentivar as pessoas a promover mudanças.

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