Continuo o Playtest, quadro no qual experimento, na prática, as ferramentas oferecidas por lawtechs brasileiras. Tenho recebido excelentes feedbacks deste projeto, o que me motiva a seguir em frente. Hoje é a vez de testar a Lawgile, startup que adota conceitos de metodologias ágeis para ajudar advogados a gerenciar times e tarefas jurídicas.

Método Kanban

Há poucos dias escrevi um texto sobre como usar o método Kanban na advocacia. A técnica, criada pela fabricante de automóveis Toyota nos anos 60, é perfeitamente aplicável na advocacia. A Lawgile, aliás, desenvolveu seu sistema baseado na metodologia Kanban, com objetivo de facilitar e centralizar todo o trabalho e comunicação em um único lugar.

Como funciona a Lawgile

Ao fazer o login no site da Lawgile pela primeira vez, o usuário se deparar com o seguinte dashboard (clique na imagem para zoom):

Inspirada no método Kanban, mas adotando um sistema próprio, a Lawgile decidiu estruturar o dashboard em cinco colunas: A FAZER, FAZENDO, VALIDAÇÃO INTERNA, VALIDAÇÃO CLIENTE e RECÉM-FINALIZADAS.

Conheça, em detalhes, a finalidade de cada coluna:

• A FAZER: concentra todas as tarefas pendentes, ou seja, que devem ser executadas pelo profissional;
• FAZENDO: reúne todas as tarefas já iniciadas, mas ainda não concluídas;
• VALIDAÇÃO INTERNA: abrange as tarefas que estão aguardando análise de outro(s) membro(s) do escritório;
• VALIDAÇÃO INTERNA: concentra as tarefas que estão aguardando análise do cliente;
• RECÉM-FINALIZADAS: reúne todas as tarefas concluídas pelo profissional.

Ferramentas da Lawgile: criando novas tarefas

Para criar uma nova tarefa, basta clicar no botão magenta acima das colunas ou no “(+)”, no canto inferior direito. Ao clicar no botão, um pop-up se abre para que o usuário selecione o prazo de conclusão da tarefa, insira o nome da atividade e aponte quem deverá executá-la. Os campos “descrição” e “enviar arquivos” são opcionais e não precisam ser ativados:

Ao preencher todos os campos informados, o usuário terá uma option box parecida com esta:

Organizando as tarefas

Vamos supor que você esteja manuseando a ferramenta do seu computador e deseje criar cinco tarefas para executar durante a semana. Após preencher as caixas anteriores, seu dashboard ficará mais ou menos assim:

À medida que avança na execução das tarefas, você deverá movimentar os cartões para as demais colunas. O manuseio é intuitivo: basta segurar o cartão e, então, arrastar e soltar (drag-and-drop) na coluna desejada:

Quando a tarefa chegar à última coluna (RECÉM-FINALIZADAS), ela automaticamente será riscada, passando ao usuário a sensação de que a atividade está, de fato, concluída:

Como dito, a atividade de manuseio/movimentação dos cartões é intuitiva e não demanda maiores explicações. Tal como no método Kanban, a simplicidade aqui é uma grande aliada do profissional da advocacia, que consegue aumentar a produtividade na execução das tarefas. Mas há outras ferramentas importantes que devo incluir no Playtest de hoje.

Ferramentas da Lawgile: criando times

A primeira delas é a criação de times. Se a equipe de seu escritório de advocacia é formada por mais de um profissional, você pode criar um time para organizar todas as tarefas na Lawgile. Para criar um time, basta clicar no “(+)” na sidebar esquerda (o sistema exige que os usuários a serem cadastrados no time tenham uma conta na plataforma).

Sempre que você criar um novo time na plataforma, todos os membros cadastrados no time poderão acompanhar as tarefas e participar do desenvolvimento das atividades. Além disso, você pode atribuir determinadas tarefas para membros específicos, que serão identificados com as iniciais (só para ilustrar, no meu caso as iniciativas ficaram “BA”):

Ferramentas da Lawgile: membros do time “Escritório”

Se você criou o time, mas esqueceu de incluir alguém, não há problema. Ao clicar no botão “⋮“, você pode incluir novos membros no time. Essa ferramenta também pode ser usada para aumentar a transparência com o cliente. Em suma, você pode incluir o cliente no time para que ele acompanhe todo o desenvolvimento, etapa por etapa, do serviço contratado:

Ferramentas: filtros

Com o tempo, é provável que as colunas fiquem repletas de cartões. Pensando nisso, em síntese, a Lawgile criou um filtro para refinar a pesquisa. É possível filtrar por prazo (atrasado; hoje; amanhã; em 3 a 7 dias; mais de 7 dias; sem prazo) ou por membros do time:

Ferramentas da Lawgile: conversas dentro das tarefas

Outro recurso da Lawgile é a possibilidade de enviar mensagens de texto dentro das tarefas. A função não apenas melhora a comunicação entre os membros do time, como mantém as mensagens salvas para que os profissionais podem reler sempre que quiser. No caso abaixo, aliás, pergunto ao outro membro do time se ele pode participar da reunião com o cliente:

Conclusão

Essas são, em suma, as principais ferramentas da plataforma. Destaco que este não é um conteúdo patrocinado pela Lawgile. O quadro Playstest tem caráter educativo-informativa, com objetivo de apresentar aos profissionais do Direito as soluções tecnológicas existentes no mercado brasileiro, em suas mais diversas categorias.

Aliás, você já conhecia a Lawgile?

Enfim, não deixe de ler AQUI a minha entrevista com a startup.

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